Como foi organizar um workshop para o time de PD do Hurb

Organizar o workshop para um time com mais de 30 designers, incluindo PDs, DC e UXR, foi uma oportunidade de conjugar skills de liderança e educação, áreas de conhecimento pelas quais sou apaixonada. Nas linhas abaixo, conto um pouquinho desta experiência.

Desafio

Motivados por trabalhos semelhantes aos já realizados com os times de Produto e de Growth, os leads de Design do Hurb discutiram sobre a intenção de reunir todo o time de PDs em uma experiência de integração e desenvolvimento.

O objetivo do Workshop foi se desenhando melhor depois que o time começou a ser cobrado sobre postura estratégica e a compartilhar a necessidade de ser visto dessa maneira, especialmente pela área de Produto.

Sendo assim, a proposta do Workshop foi trazer o time para pensar junto e responder à pergunta “Como tornar o time de Design do Hurb mais estratégico?”.

Objetivos e Justificativa

Os objetivos e as justificativas definidas em conjunto aos leads e diretoria foram:

Objetivos: definir um propósito comum do time e construir um plano de ação para tornar a área de Design mais estratégica.

Justificativa: além de integrar todo o time num encontro presencial, a discussão e a construção do que é estratégia em Design, no contexto do Workshop, contribui para um duplo comprometimento entre líderes e liderados.

Métricas de Sucesso

Foram pensadas métricas de sucesso durante e depois do workshop:

• Compreensão da proposta do encontro;
• Participação do time nas discussões teóricas e práticas;
• Sentimento do time com o workshop;
• Quantidade de ações viáveis, desejáveis e sustentáveis;
• Acompanhamento e feedback das ações no decorrer de 2023.

Métodos de Avaliação

Curto prazo:

• Check-in nas tarefas do encontro;
• Survey que será enviado ao final do Workshop;
• Feedbacks com as lideranças pós-encontro;
• Análise qualitativa de todo material e de feedbacks.

Médio prazo:

• Ações implementadas e acompanhadas pelos leads a partir do plano, dentro de 12 meses de 2023.

Processo

Para que o workshop acontecesse de maneira bem-sucedida nos três dias de imersão, era necessário fazer toda uma preparação com as equipes de apoio e com o próprio time de Design. Por isso, as seguintes iniciativas fizeram parte do meu processo de organização do encontro:

• A programação foi construída pela liderança de Design, alinhada com a BP e aprovada pela diretoria;
• Em seguida, houve distribuição das dinâmicas entre as lideranças de Design;
• Houve, também, apoio e acompanhamento com o time de Facility e com a BP;
• Contratamos buffet, meditação e palestra com um profissional referência do mercado, além de encomendar camisa personalizada e livros para presentear o time;
• Houve também toda uma logística para que a equipe remota fosse para o Rio de Janeiro;
• Como etapa prévia ao Workshop, realizei um grupo de estudos com o time de Design e fiz um mapeamento de maturidade de Design com Produto e Tecnologia (só este tópico rende um outro artigo).

Destaques

A seguir, gostaria de destacar alguns momentos especiais durante o workshop.

A imersão nos 3 dias de Workshop começou com a ambientação do espaço que alugamos, no P do prédio do Hurb. Nós coletamos materiais com a equipe de Facility e transformamos aquele espaço cru em um cenário de viagem. Tivemos praia com água e sol cenográfico, palco personalizado, área de embarque e som de avião na abertura do evento.

Todas as refeições foram feitas no mesmo ambiente, para aproveitarmos melhor o tempo disponível. Nós contratamos buffet para café da manhã, almoço e lanche. Todo mundo recebeu uma camisa personalizada com uma frase eleita pelo time e trufas da Cacau Show. Encomendamos livros que não chegaram a tempo.

Algumas estratégias foram executadas para deixar o time mais integrado e mais presente, como, por exemplo, o passaporte que eles receberam no primeiro dia. À medida que as palestras e dinâmicas aconteciam, as pessoas mais engajadas ganhavam carimbos no passaporte. Ao final, os que tinham mais carimbo receberam Hurb créditos. Também fizemos uma caixa-preta personalizada para guardar cartas para serem abertas 6 meses depois.

Nós tivemos palestras teóricas com o time de Engenharia, Produto e com Anderson Gomes sobre Estratégia, além da apresentação do Mapeamento de Maturidade realizado anteriormente com a tríade de Produto e do Mapeamento de Skills do time.

Resultados

"Acho que muitas das conversas deveriam ser mais recorrentes, até mesmo pra gente se acostumar e aprender mais sobre as áreas que apresentaram hoje", PD do time.

"No final da dinâmica do plano de voo já estávamos meio dispersos pq foi a última dinâmica e já tínhamos consumido muita informação", UX researcher do time.

Esse compilado de ideias foi gerado durante três dinâmicas: ideação, apresentação e consolidação. O objetivo era pensar em soluções para o problema elencado no planejamento, que era “Como tornar o time de Design mais estratégico?”.

Os pilares trabalhados são os mesmos daqueles mapeados na maturidade de Design, assim podemos planejar iniciativas visando aumentar nossa maturidade.

Aqui, cruzamos todas as dores e ideias que, em muitos casos, se repetiram entre os pilares. Como podemos ver, os temas mais latentes apontados pelo time foram: padronização de processos, documentação para alinhamento, revisão de ritos, desenvolvimento de pessoas, disseminação de cultura de Design, KPIs de Design, entendimento de dados, gestão de conhecimento e maior foco em qualidade.

Pós-Workshop

O passo seguinte foi discutir com as lideranças de Design os resultados da pesquisa e do Workshop como um todo para desenhar os acionáveis que ajudaram a compor nosso planejamento do ano junto à diretoria.

PS: este é o Lorynho, o mascote criado por uma das equipes para representar o workspace do time :)